Urenadministratie (WBSO)

Definitie

De urenadministratie is de verplichte bijhouding van de uren die aan speur- en ontwikkelingswerk (S&O) zijn besteed, vastgelegd per persoon, per project en per dag. Zodra je WBSO-aanvraag is toegekend, moet je aantonen dat de uren waarop het voordeel is gebaseerd — een schatting bij de aanvraag — ook daadwerkelijk zijn gemaakt. RVO verwacht dat je minimaal de datum, de medewerker, het goedgekeurde project, het aantal S&O-uren en een korte omschrijving van de werkzaamheden vastlegt, aangevuld met onderbouwende documenten zoals rapportages, ontwerpen of testresultaten die de voortgang aantonen. Alleen echte S&O-uren tellen mee; vergaderingen over planning, administratie of commerciële taken horen er niet bij. De urenadministratie vormt de basis voor de realisatieopgave (mededeling van je realisatie) die je na afloop van het kalenderjaar indient bij RVO — al zijn zelfstandigen die meer dan 500 S&O-uren maakten daarvan vrijgesteld. Klopt je urenadministratie niet of kun je de uren niet onderbouwen, dan loop je WBSO-voordeel mis of riskeer je een correctie bij een controle door RVO. Registreer je uren daarom bij voorkeur dagelijks en kort na het verrichten van het werk: achteraf reconstrueren is foutgevoelig en lastig te onderbouwen bij een audit.

Veelgestelde vragen

Wat moet je vastleggen in je WBSO-urenadministratie?

RVO verwacht dat je per project, per medewerker en per dag de datum, het aantal S&O-uren en een korte omschrijving van de werkzaamheden vastlegt, aangevuld met onderbouwende documenten zoals rapportages of testresultaten.

Wat gebeurt er als je urenadministratie niet klopt?

Klopt je urenadministratie niet of kun je de uren niet onderbouwen, dan loop je WBSO-voordeel mis of riskeer je een correctie bij een controle door RVO.

Waarvoor gebruik je je urenadministratie na afloop van het jaar?

Je urenadministratie vormt de basis voor de realisatieopgave die je na afloop van het kalenderjaar indient, met uitzondering van zelfstandigen die meer dan 500 S&O-uren hebben gemaakt.