Na een goedgekeurde WBSO-aanvraag begint het echte werk: de urenregistratie. RVO verplicht je om de bestede S&O-uren bij te houden, zodat je het toegekende voordeel daadwerkelijk kunt verzilveren. In dit artikel lees je de eisen, zie je een voorbeeld en krijg je tips. Nog niet aangevraagd? Lees eerst WBSO aanvragen in 2026.

Waarom urenregistratie verplicht is

Je WBSO-voordeel is gebaseerd op een schatting van je S&O-uren. Met je urenregistratie toon je aan dat je die uren ook echt hebt gemaakt. Na afloop van het jaar doe je de mededeling van je realisatie: je geeft de werkelijk gemaakte uren door. Klopt je administratie niet, dan loop je voordeel mis of riskeer je een correctie bij een controle.

Wat moet je vastleggen?

RVO verwacht dat je per persoon, per project, per dag de S&O-uren registreert. Leg minimaal vast:

Datum waarop het werk is verricht
Medewerker die de uren heeft gemaakt
Project (het goedgekeurde S&O-project)
Aantal uren besteed aan S&O
Een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden

Daarnaast bewaar je onderbouwende documenten zoals rapportages, ontwerpen, testresultaten en versiebeheer-logs die de voortgang aantonen.

Voorbeeld van een urenregistratie

Datum	Medewerker	Project	Uren	Werkzaamheden
06-01-2026	J. de Vries	Realtime routeoptimalisatie	6	Prototype heuristiek geïmplementeerd en getest
07-01-2026	J. de Vries	Realtime routeoptimalisatie	4	Responstijd gemeten bij 200 voertuigen
07-01-2026	A. Smit	Realtime routeoptimalisatie	3	Live verkeersdata-integratie onderzocht

Houd het actueel

De betrouwbaarheid van je administratie staat of valt met tijdigheid. Noteer je uren bij voorkeur dagelijks en in elk geval kort na het verrichten van het werk. Achteraf reconstrueren leidt tot fouten en is bij een controle lastig te onderbouwen.

Tip: alleen S&O-uren tellen mee — dus het daadwerkelijke ontwikkel- of onderzoekswerk. Vergaderingen over planning, administratie of commerciële taken horen er niet bij.

Mededeling van je realisatie

Na afloop van het kalenderjaar geef je de gerealiseerde uren (en eventueel kosten en uitgaven) door via mijn.rvo.nl. Let op: zelfstandigen die meer dan 500 S&O-uren maakten, hoeven geen mededeling te doen. Meer over de stappen na goedkeuring lees je in WBSO goedgekeurd, wat nu?.

Automatiseer je urenregistratie

Handmatige urenregistratie is foutgevoelig en kost tijd. Manna koppelt je R&D-activiteiten aan je projecten en houdt de uren automatisch bij, zodat je realisatieopgave in één klik klaarstaat.

Raadpleeg RVO.nl/wbso voor de actuele eisen aan je administratie.

Lees ook:

WBSO-urenregistratie 2026: eisen, voorbeeld en handige tips