Het indienen van een WBSO-aanvraag bij RVO is voor veel ondernemers een black box. Welk formulier moet je invullen? Hoe werkt het RVO-portaal? En welke fouten zorgen ervoor dat je aanvraag wordt afgewezen? In dit artikel leggen we alles stap voor stap uit.

Wat is het WBSO-aanvraagformulier?

Het WBSO-aanvraagformulier is het digitale formulier op mijn.rvo.nl waarmee je een S&O-verklaring aanvraagt. Je kunt hier geen papieren formulier meer voor gebruiken — alles verloopt digitaal via het RVO-portaal.

Per aanvraag vul je in:

Bedrijfsgegevens — KvK-nummer, contactpersoon, sector
Projectomschrijvingen — technisch-inhoudelijke beschrijving van je R&D-projecten
Ureninschatting — hoeveel S&O-uren per medewerker per project
Kosten en uitgaven — optioneel: materialen, prototypen, inhuur

Inloggen op mijn.rvo.nl voor WBSO

Om een WBSO-aanvraag in te dienen heb je eHerkenning niveau 3 nodig. Dit is een digitaal identificatiemiddel voor bedrijven, vergelijkbaar met DigiD maar dan voor organisaties.

eHerkenning aanvragen

Bestel eHerkenning bij een erkende leverancier (bijv. KPN, Digidentity, eHerkenning.nl)
Kies niveau 3 (EH3) — dit is het minimum voor RVO-diensten
Doorloop de identificatieprocedure (duurt 1-5 werkdagen)
Activeer je eHerkenning en log in op mijn.rvo.nl

Let op: Als je een adviseur inschakelt, kun je deze machtigen via het Ketenmachtigingenregister. Zo kan je adviseur namens jou een aanvraag indienen.

Het WBSO-formulier stap voor stap

1. Basisgegevens

Vul je bedrijfsnaam, KvK-nummer en contactgegevens in. Controleer of je SBI-code correct is — dit heeft invloed op de beoordeling.

2. Projectomschrijving — het belangrijkste onderdeel

De projectomschrijving is waar de meeste aanvragen falen. RVO beoordeelt of je project technisch vernieuwend is. Een goede beschrijving bevat:

Het technische probleem — Welk specifiek technisch knelpunt los je op?
De beoogde oplossing — Welke aanpak kies je en waarom?
Het innovatieve karakter — Waarom is dit vernieuwend ten opzichte van bestaande oplossingen?
De onzekerheden — Welke technische risico's zijn er?

Veelgemaakte fouten:

Te commercieel schrijven ("we willen meer omzet") in plaats van technisch
Te vaag zijn ("we gaan AI gebruiken") zonder specifiek probleem
Kopiëren van vorig jaar zonder aanpassingen

3. S&O-uren opgeven

Schat het aantal uren dat medewerkers aan R&D besteden. Wees realistisch — te hoge schattingen leiden tot problemen bij de realisatieopgave.

Tip: Gebruik onze gratis WBSO calculator om te berekenen hoeveel voordeel je kunt verwachten op basis van je ureninschatting.

4. Kosten en uitgaven (optioneel)

Naast loonkosten kun je ook andere kosten opgeven:

Materialen en grondstoffen voor prototypen
Inhuur van externe R&D-medewerkers
Kosten voor gebruiksrecht intellectueel eigendom

WBSO-deadlines 2026

Periode	Indienen vóór	S&O-verklaring geldig vanaf
Heel 2026	20 december 2025	1 januari 2026
11 maanden	31 januari 2026	1 februari 2026
10 maanden	28 februari 2026	1 maart 2026
Per kwartaal	1 dag vóór start kwartaal	Start kwartaal

Gemist? Je kunt gedurende het jaar nog aanvragen indienen, maar je verliest de maanden vóór de ingangsdatum. Hoe eerder, hoe meer voordeel.

Veelgestelde vragen over WBSO bij RVO

Hoe lang duurt de beoordeling?

RVO streeft ernaar aanvragen binnen 3 maanden te beoordelen. Bij de jaarlijkse piek (december/januari) kan dit langer duren.

Kan ik mijn aanvraag wijzigen na indiening?

Nee, na indiening kun je de aanvraag niet meer aanpassen. RVO kan wel aanvullende vragen stellen, waarbij je extra informatie kunt aanleveren.

Wat als mijn aanvraag wordt afgewezen?

Je kunt bezwaar maken binnen 6 weken na de beschikking. Vaak is het effectiever om de projectomschrijving te verbeteren en een nieuwe aanvraag in te dienen voor de resterende periode.

Moet ik elk jaar opnieuw aanvragen?

Ja, de WBSO-verklaring geldt per kalenderjaar. Je moet elk jaar opnieuw aanvragen, ook voor lopende projecten.

Automatiseer je WBSO-aanvraag

Het invullen van het RVO-formulier kost gemiddeld 15-30 uur per aanvraag. Met Manna automatiseer je dit proces:

AI-gestuurde projectomschrijvingen — onze AI genereert RVO-conforme teksten op basis van je input
Automatische ureninschatting — op basis van je team en projectplanning
Compliance monitoring — real-time controle of je aanvraag aan alle eisen voldoet
Realisatieopgave — automatisch gegenereerd op basis van je urenregistratie

Bereken je WBSO-voordeel met onze gratis calculator, of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo.

Lees ook:

WBSO via RVO: aanvraagformulier en deadlines 2026