Een WBSO aanvragen lijkt complex, maar met de juiste voorbereiding regel je het in een halve dag. In dit stappenplan loop je door het hele proces: van toegang tot het RVO-portal, het invullen van het aanvraagformulier, tot indiening en realisatieopgave. Inclusief de belangrijkste deadlines voor 2026 en een complete checklist.

In één oogopslag: het WBSO-aanvraagproces

Toegang regelen — eHerkenning niveau 3 voor mijn.rvo.nl
Aanvraag voorbereiden — projecten beschrijven volgens RVO-criteria
Aanvraagformulier indienen — minimaal 1 maand vóór startdatum
Beschikking ontvangen — binnen ~3 maanden van RVO
Urenadministratie bijhouden — gedurende het hele jaar
Realisatieopgave indienen — uiterlijk 31 maart van het volgende jaar

Stap 1: Toegang tot mijn.rvo.nl regelen

Om een WBSO aanvraag in te dienen heb je toegang nodig tot het RVO-portal mijn.rvo.nl. Dit vereist:

eHerkenning niveau EH3 (met machtiging voor RVO en specifiek voor de WBSO-dienst)
KvK-nummer van je onderneming
Geldig burgerservicenummer (BSN) voor zelfstandigen

Geen eHerkenning? Vraag deze aan via een erkende leverancier (Digidentity, We-ID, KPN). Doorlooptijd: 1–2 weken. Kosten: ~€ 50 per jaar voor EH3.

Tip: zelfstandigen kunnen ook met DigiD inloggen op mijn.rvo.nl voor de WBSO. eHerkenning is alleen verplicht voor rechtspersonen.

Stap 2: Het WBSO-aanvraagformulier voorbereiden

Het WBSO aanvraagformulier bestaat uit drie hoofdonderdelen:

A. Bedrijfsgegevens

KvK-nummer en bedrijfsnaam
Loonheffingsnummer (voor werkgevers)
Bankgegevens en contactpersoon

B. Projectomschrijving (per project)

Dit is het zwaartepunt van je aanvraag. Voor elk R&D-project beschrijf je:

Wat ga je ontwikkelen? — concreet eindresultaat (product/proces/programmatuur)
Welke technische knelpunten los je op? — kern van wat het R&D maakt
Welke werkzaamheden ga je verrichten? — concrete activiteiten
Hoeveel uur verwacht je per medewerker?
Periode — startdatum en einddatum binnen het kalenderjaar

RVO toetst op technische nieuwheid en technische risico's. Beschrijf in je aanvraag expliciet waarom de oplossing niet "off-the-shelf" beschikbaar is.

C. Bijlagen

Geen bijlagen verplicht voor standaard aanvragen
Voor TWO (Technisch Wetenschappelijk Onderzoek): aanvullende onderbouwing

Stap 3: WBSO indienen — deadlines 2026

Voor 2026 gelden deze deadlines:

Indieningsperiode	Deadline	Geldt voor
1e periode	30 september 2025	januari–december 2026
2e periode	31 december 2025	februari–december 2026
3e periode	31 augustus 2026	september–december 2026

Belangrijk: je kunt WBSO alleen aanvragen voor toekomstige perioden. Werk dat al is uitgevoerd komt niet in aanmerking. Plan je aanvraag dus minimaal 1 maand vóór de gewenste startdatum in.

Per kalenderjaar zijn maximaal drie aanvragen toegestaan (in de drie periodes hierboven). Veel bedrijven dienen één jaaraanvraag in vóór 30 september voorafgaand jaar — dat dekt het hele kalenderjaar.

Stap 4: De beschikking — wat krijg je terug?

Binnen circa 3 maanden ontvang je van RVO een S&O-verklaring (de beschikking). Hierin staat:

Welke projecten zijn goedgekeurd
Hoeveel S&O-uren je mag opvoeren
Het exacte WBSO-bedrag (S&O-grondslag × tarief)
Per maand: hoeveel je in mindering mag brengen op de loonheffing

Bereken vooraf je verwachte voordeel met onze calculator →

Stap 5: Urenadministratie tijdens het jaar

Vanaf het moment dat je beschikking actief wordt, ben je verplicht een urenadministratie bij te houden per project. RVO accepteert:

Tijdregistratiesoftware (bv. Toggl, Harvest, Clockify)
Excel-spreadsheets met uur, datum, medewerker, project
Geïntegreerde HR-/projectsoftware

Wat moet je vastleggen?

Datum, medewerker, aantal uren
Project (gekoppeld aan beschikking)
Activiteit (zo concreet mogelijk: "implementatie OAuth-flow", niet "ontwikkelen")

Veelgemaakte fout: pas eind december alles invullen "vanuit het geheugen". Bij een RVO-controle is dit niet houdbaar en kan toegekende WBSO worden teruggevorderd.

Stap 6: Realisatieopgave indienen

Uiterlijk 31 maart 2027 moet je voor het belastingjaar 2026 een realisatieopgave indienen via mijn.rvo.nl. Hierin geef je per project op:

Werkelijk bestede S&O-uren
Werkelijke kosten en uitgaven (alleen als je niet voor het forfait koos)
Eventuele afwijking van de oorspronkelijke aanvraag

Als je werkelijke uren afwijken van de aanvraag, wordt de WBSO achteraf herberekend. Te veel afgedragen → bijbetalen. Te weinig opgevoerd → naheffing van WBSO.

Veelvoorkomende afwijzingsredenen

RVO wijst aanvragen af als:

Onvoldoende technische nieuwheid — "iets nieuws bouwen" is niet genoeg, het moet technisch nieuw zijn
Activiteiten zijn routinematig — standaard implementatie of configuratie
Onvoldoende technische risico's — het succes is op voorhand voorspelbaar
Onduidelijke projectomschrijving — vaag, marketing-taal, niet meetbaar
Werk al uitgevoerd — alleen toekomstige periodes komen in aanmerking

Checklist: ben je klaar om aan te vragen?

eHerkenning EH3 met machtiging voor RVO actief
KvK + loonheffingsnummer bij de hand
Per R&D-project: wat, waarom nieuw, technische knelpunten, uren, periode
Deadline voor gewenste startperiode in agenda
Tool voor urenadministratie ingericht
Realisatie-deadline 31 maart genoteerd

WBSO-aanvraag automatiseren met Manna

Het hele proces hierboven kan ook geautomatiseerd. Manna's WBSO-platform doet:

✅ AI-gegenereerde projectomschrijvingen die voldoen aan RVO-criteria
✅ Automatische koppeling met je tijdregistratie (Toggl, Harvest, Linear, GitHub)
✅ Bewaking van alle deadlines met automatische reminders
✅ Voorbereiding van de realisatieopgave met één klik

Resultaat: bedrijven besteden gemiddeld 80% minder tijd aan hun WBSO-administratie.

→ Start gratis met Manna

Veelgestelde vragen over WBSO aanvragen

Hoeveel kost een WBSO-aanvraag? RVO rekent geen kosten. Externe consultants vragen € 1.500 – € 5.000 per aanvraag of 10–25% succesfee. Manna rekent vaste tarieven.

Kan ik WBSO met terugwerkende kracht aanvragen? Nee. WBSO geldt alleen voor toekomstige periodes vanaf je aanvraag. Plan minimaal 1 maand vooruit.

Wat als mijn project verandert na de beschikking? Geen probleem, mits de wijziging binnen de scope van de oorspronkelijke aanvraag past. Grote koerswijzigingen → nieuwe aanvraag of mededeling aan RVO.

Krijg ik geld op mijn rekening? Nee. WBSO werkt via de loonheffingsaangifte: je draagt minder loonheffing af. Voor zzp'ers werkt het via de inkomstenbelasting.

Mag ik WBSO en MIT combineren? Ja. WBSO (RVO) en MIT (provincies) zijn los van elkaar aan te vragen, mits je dezelfde uren niet dubbel rapporteert.

Disclaimer: dit artikel beschrijft de WBSO-procedure 2026 op basis van de actuele RVO-richtlijnen. Raadpleeg RVO.nl/wbso voor de officiële regelgeving.

Lees ook: WBSO via RVO: alles over het aanvraagformulier, portaal en deadlines 2026 · Bereken je WBSO-voordeel met onze gratis calculator

WBSO aanvragen in 2026: het complete stappenplan